20 Nov Home-Office und Datensicherheit: Typische Risikofaktoren erklärt

Im Hinblick auf die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten, offenbarte sich in deutschen Unternehmen ein wechselhaftes Bild:

• Während in manchen Unternehmen die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten selbstverständlich ist und bereits rege genutzt wird, haben Angestellte in anderen Unternehmen entweder gar keine Möglichkeit im Home Office zu arbeiten oder werden durch wenig praktikable Strukturen daran gehindert.

Ursächlich für einen eher stiefmütterlichen Umgang mit dem Thema Home-Office sind in vielen Unternehmen und auch bei Mitarbeitenden generelle Vorbehalte gegen die Heimarbeit. Spätestens seit Ausbruch des Corona-Virus hat sich diese Sichtweise jedoch schlagartig verändert. Durch den zeitweisen Lockdown und das weiterhin gültige Abstandsgebot ist es für Unternehmen sowie für deren Mitarbeitende nahezu alternativlos geworden im Home-Office zu arbeiten, sofern Aufgaben weiterhin zuverlässig erledigt und die Gesundheit bestmöglich geschützt werden sollen.

Viele erklärte Gegner des Home-Office haben ihre Meinung mittlerweile grundlegend geändert und stehen der Möglichkeit der Heimarbeit auch nach der Virus-Krise wahrscheinlich offener gegenüber. Dies bietet Unternehmen Chancen und Risiken zugleich.

Chancen des Home-Office: Mitarbeiterzufriedenheit und Flexibilität

Für viele Arbeitnehmer hat die gute wirtschaftliche Entwicklung einen positiven Nebeneffekt. Qualifizierte Fachkräfte suchen sich jenes Unternehmen als Arbeitgeber aus, welches ihren persönlichen Ansprüchen am besten gerecht wird. Ein bekannter Name und ein gutes Gehalt sind längst nicht mehr entscheidend. Stattdessen legt der Arbeitnehmer von heute viel Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und -möglichkeiten und diverse Benefits.

Fragt man Mitarbeitende, was sie sich von ihrem Arbeitgeber wünschen, so wird die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten immer häufiger genannt. Die Gründe liegen auf der Hand:

• Mehr Flexibilität bei der Arbeits- und Freizeitgestaltung

• Sofern keine Anwesenheit erforderlich ist, der Wegfall von An- und Abfahrtswegen

• Reduktion von Fehlzeiten (etwa im Rahmen der Kinderbetreuung)

Risiken des Home-Office: Über Sicherheit und Arbeitsqualität

In Verbindung mit dem Home-Office stellen sich seitens des Arbeitgebers vor allem folgende zwei Fragen:

• Wie lässt sich auch im Home-Office eine gewohnt hohe IT- und Datensicherheit gewährleisten?

• Wie lässt sich sicherstellen, dass die Qualität der Arbeitsergebnisse durch Arbeiten im Home-Office nicht leidet?

Die Frage nach der Sicherheit ist durchaus berechtigt, wenngleich viele Unternehmen bereits funktionale Lösungen, etwa für die Einwahl ins Netzwerk fernab des Arbeitsplatzes, nutzen. So ergeben sich im Home-Office natürlich auch neue Risikofaktoren, beispielsweise wenn Arbeit an öffentlichen Plätzen oder Co-Working Spaces erledigt wird. Gleiches gilt auch für das technische Umfeld im Home-Office, also etwa in Bezug auf die Internetverbindung.

DigiFors hilft dabei klassische Risiken aufzudecken und zeigt Lösungen auf. Typischen Risiken des Home-Office lässt sich mit ein wenig Aufwand also effektiv begegnen.

Arbeiten im Home-Office: Eine kritische Betrachtung

Dass das Arbeiten im Home-Office viele Vorteile bietet, ist unbestritten. Mögliche Nachteile werden in dieser Diskussion jedoch häufig schlicht ausgeblendet. Ein möglicher Grund dafür könnte dabei auch die mangelnde Erfahrung mit Heimarbeit sein. So klingt dies zwar erstrebenswert, zeigt sich in der Praxis aber durchaus als Herausforderung. Im Unterschied zur Arbeit an einem festen Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens können die Rahmenbedingungen für die Arbeit außerhalb des Unternehmens nur unzureichend kontrolliert werden.

Merke: Während Büros hinsichtlich ihrer gesamten Ausstattung darauf ausgerichtet sind, eine möglichst gute Arbeitsatmosphäre zu bieten, ist der Arbeitsplatz im Home-Office hingegen nicht immer optimal. Um dem entgegen zu wirken, können (von Extremsituationen wie einer Virus-Pandemie einmal abgesehen) beispielsweise Mindeststandards definiert werden, die die Wohnung eines Mitarbeitenden erfüllen muss, um als geeignet zu gelten.

• Mindeststandards fürs Home-Office, die sich bewährt haben

Bei der Formulierung von Mindeststandards für das Home-Office sollten unterschiedliche Nutzungsintensitäten berücksichtigt werden. Wird beispielsweise nur selten oder an einem Tag in der Woche von Zuhause gearbeitet, so sollten versuchsweise möglichst wenige Standards definiert werden. Wird hingegen ein erheblicher Teil der Arbeit im Home-Office erledigt, so sollten durchaus einige Standards festgeschrieben werden. Diese könnten wie folgt lauten:

• Für die Heimarbeit muss ein abschließbarer Raum zur Verfügung stehen, in dem während der Arbeitszeit ungestört und konzentriert gearbeitet werden kann.

• Die technische Ausrüstung des Home-Office sollte den Aufgaben entsprechen und alle für die Arbeit notwendigen Komponenten wie Telefon, Drucker, Fax und andere Dinge enthalten.

• Die jederzeitige Erreichbarkeit muss trotz Abwesenheit, etwa durch Rufumleitungen, jederzeit gegeben sein.

Arbeiten im Home-Office: Gegenseitiges Vertrauen als wichtige Grundlage

Ein weiterer Unterschied zur klassischen Büroarbeit lässt sich in der Erfassung von Arbeitszeiten ausmachen. Während in Büros in der Regel Zeiterfassungssysteme eingesetzt werden, ist eine derart automatisierte und einfache Erfassung der Arbeitszeiten im Home-Office in der Regel nicht möglich. Arbeitnehmer sind in der Regel in der Pflicht, ihre Arbeitszeiten manuell zu erfassen und müssen selbst dafür sorgen, dass sie ihre arbeitsvertraglichen Pflichten erfüllen.

Da sich die Arbeitszeiterfassung allerdings der direkten Kontrolle des Arbeitgebers entzieht, ist hier durchaus ein gewisses Vertrauen nötig. So ist es im Home-Office gewiss angenehmer, wenn einmal weniger zu tun ist. Andererseits kann es bei hohem Arbeitsanfall auch im Home-Office zu Überstunden und Mehrarbeit kommen.

Daraus folgt: In vielen Unternehmen wurde aus diesem Grund bereits auf die genaue Erfassung von Arbeitszeiten zugunsten von Vertrauensarbeitszeit verzichtet. Maßgeblich ist dann nicht mehr die tatsächlich erbrachte Anzahl an Arbeitsstunden, sondern die erbrachten Leistungen.